Umowa o remont mieszkania: na co zwrócić uwagę w 2025?

Rozpoczynając podróż ku wymarzonemu wnętrzu, łatwo dać się ponieść wizjom idealnych przestrzeni. Pamiętajmy jednak, że między "chciałbym/chciałabym" a "mam" stoi często skomplikowany proces remontowy. Aby ten proces przebiegł gładko i bez przykrych niespodzianek, kluczowe staje się zrozumienie zagadnienia: Umowa o remont mieszkania na co zwrócić uwagę – czyli jak zabezpieczyć swoje interesy i zminimalizować ryzyko nieporozumień z wykonawcą.

Jak sprawdzić wiarygodność wykonawcy remontu?

Podpisanie umowy na roboty remontowe to jeden z najpoważniejszych kroków w procesie odnawiania mieszkania, a jej moc prawna zależy w dużej mierze od tego, kto ją podpisuje po drugiej stronie. Błędem kardynalnym jest zawarcie umowy z osobą, która nie ma formalnego prawa do reprezentowania danego przedsiębiorcy – wyobraź sobie sytuację, gdzie po zakończeniu prac okazuje się, że "umowa" podpisana przez sympatycznego pana Marka, pracownika dużej firmy remontowej, jest nieważna, bo tylko prezes mógł ją podpisać.

Pierwszym, bezdyskusyjnym krokiem powinno być więc dokładne zweryfikowanie danych wykonawcy – z kim konkretnie mamy do czynienia. Czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka z o.o.? Informacje te są publicznie dostępne i niezwykle łatwe do sprawdzenia, co zajmuje dosłownie kilka minut.

Jeśli wykonawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jego dane znajdziesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wystarczy, że poprosisz o numer NIP wykonawcy lub jego pełną nazwę, a następnie wpiszesz je w wyszukiwarkę na stronie internetowej CEIDG – jak na dłoni ukażą Ci się kluczowe informacje: status działalności (czy nie jest zawieszona lub wykreślona), adres, dane właściciela, PKD, czyli zakres świadczonych usług.

W przypadku, gdy Twoim wykonawcą jest spółka prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), weryfikacji dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), dostępnym również online. Kluczowe jest ustalenie, kto zgodnie z wpisem w KRS ma prawo reprezentować spółkę i tym samym ważnie podpisać umowę – może to być zarząd działający łącznie, samodzielny prezes, a czasem prokurent, co wprost wynika ze sposobu reprezentacji wpisanego w rejestrze.

Nie mniej ważna od weryfikacji formalnej jest tzw. weryfikacja miękka – czyli sprawdzenie opinii i historii wykonawcy. Poproś o referencje od poprzednich klientów i nie wahaj się do nich zadzwonić – to najlepsze źródło informacji o jakości pracy, terminowości, komunikacji czy sposobie radzenia sobie z problemami, które zawsze mogą się pojawić na budowie.

Zapytaj byłych klientów o konkretne szczegóły: czy wykonawca trzymał się kosztorysu? Jak reagował na zmiany w trakcie prac? Czy miejsce pracy było utrzymywane w porządku? Solidny fachowiec nie będzie miał problemu z udostępnieniem kontaktów do kilku zadowolonych klientów – jeśli unika tematu lub podaje kontakty tylko do "przyjaciół", powinno to wzbudzić Twoje podejrzenia.

Obejrzyj portfolio wykonawcy, ale traktuj je z pewnym dystansem – najlepsze zdjęcia nie zawsze odzwierciedlają rzeczywistość. Jeśli to możliwe, poproś o możliwość zobaczenia *aktualnie* realizowanej przez nich budowy (jeśli zgodzą się aktualni klienci) – zobaczysz, jak pracują na co dzień, jaki jest standard organizacji pracy, czystość, narzędzia, którymi dysponują.

Istotnym aspektem, który często umyka inwestorom, jest ubezpieczenie wykonawcy. Zapytaj, czy posiada polisę odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, obejmującą ryzyko szkód wyrządzonych podczas prac remontowych. W przypadku, gdy wykonawca przypadkowo uszkodzi Twoje mienie (np. zaleje sąsiada piętro niżej, przewróci ściankę działową, uszkodzi instalację), polisa OC pokryje koszty naprawy, chroniąc Cię przed finansowymi konsekwencjami jego pomyłki.

Przy wyborze wykonawcy nie kieruj się wyłącznie ceną. Oferta znacznie odbiegająca w dół od stawek rynkowych może świadczyć o niskiej jakości materiałów, braku doświadczenia lub "dorabianiu na boku" bez zarejestrowanej działalności, co w praktyce oznacza brak jakiejkolwiek odpowiedzialności i możliwości egzekwowania roszczeń – taniej często znaczy drożej w dłuższej perspektywie.

Dobry kontakt i wzajemne zrozumienie z wykonawcą to podstawa. Już na etapie wstępnych rozmów zwróć uwagę na jego komunikatywność, gotowość do odpowiedzi na pytania i wyjaśnienia wątpliwości. Fachowiec, który unika tematu umowy, żąda dużej zaliczki "na materiały" bez szczegółowego rozliczenia, nalega na płatność gotówką bez potwierdzenia, czy też unika pisemnego potwierdzania ustaleń, powinien natychmiast zapalić czerwoną lampkę ostrzegawczą.

Pamiętaj, że rzetelny wykonawca sam dba o swój wizerunek i reputację, proponując pisemną umowę i transparentne warunki współpracy. Weryfikacja formalna w CEIDG/KRS zajmuje kilka minut i jest darmowa. Wysłanie kilku e-maili z prośbą o referencje lub rozmowa z poprzednimi klientami to niewielki wysiłek w porównaniu z potencjalnymi problemami wynikającymi z wyboru niewłaściwej osoby lub firmy do realizacji remontu życia.

Niektórzy inwestorzy proszą o możliwość odwiedzenia niedawno ukończonych projektów. Taka wizyta pozwala ocenić trwałość i estetykę wykonania po pewnym czasie użytkowania. To dodaje kolejną warstwę pewności co do jakości oferowanych usług – luzy, pęknięcia czy niedoróbki są wtedy często już widoczne.

Szacuje się, że czas potrzebny na gruntowną weryfikację potencjalnego wykonawcy, obejmującą sprawdzenie danych w CEIDG/KRS, zdobycie i przeanalizowanie referencji oraz przejrzenie portfolio, to minimum 3-5 godzin. Taki nakład pracy procentuje później spokojem i pewnością, że Twoje mieszkanie trafi w odpowiedzialne ręce.

Firmy z ugruntowaną pozycją na rynku często posiadają certyfikaty potwierdzające kwalifikacje ich pracowników, np. certyfikaty producentów konkretnych systemów budowlanych (specjalistyczne tynki, hydroizolacje, montaż okien). Choć nie są one obowiązkowe, mogą stanowić dodatkowy argument za wyborem danego fachowca, świadcząc o jego dążeniu do podnoszenia kwalifikacji.

Pamiętaj o dokumentowaniu procesu wyboru. Zachowaj oferty, korespondencję e-mailową, notatki ze spotkań. W przypadku ewentualnego sporu, cały proces negocjacji i wyboru może mieć znaczenie dowodowe. Działa to również na Twoją korzyść, gdy wykonawca zarzuci Ci później brak przejrzystości w ustaleniach początkowych.

Studium przypadku z życia: Para planująca remont łazienki wybrała "pana Zdzisia z polecenia", bo był "najtańszy i zaraz mógł zacząć". Nie podpisali umowy, nie weryfikowali niczego poza "poleceniem" od dalekich znajomych. Pan Zdzisio wziął zaliczkę, rozpoczął prace wyburzeniowe i zniknął na dwa tygodnie, tłumacząc się "problemami osobistymi". Gdy wrócił, prace postępowały opieszale, jakość była fatalna (krzywe ściany, źle osadzone płytki), a po wydaniu kolejnej transzy pieniędzy, Pan Zdzisiu zniknął na dobre, pozostawiając bałagan i niedokończony remont. Bez umowy, egzekwowanie czegokolwiek było koszmarem i zakończyło się poniesieniem podwójnych kosztów, aby poprawić i dokończyć pracę.

Podsumowując ten etap: poświęć czas na weryfikację, poproś o referencje, sprawdź formalnie firmę, dopytaj o ubezpieczenie. To fundament, bez którego nawet najlepsza umowa może okazać się trudna do zrealizowania w praktyce, gdy okaże się, że podpisujesz ją z osobą niewiarygodną lub niemającą ku temu uprawnień. Zadbaj o ten pierwszy, kluczowy krok, aby przyszłe etapy remontu przebiegły pod okiem rzetelnego partnera.

Statystyki wskazują, że zaledwie 30% osób planujących remont weryfikuje firmę remontową w rejestrach takich jak CEIDG czy KRS, co pokazuje, jak dużą rolę odgrywa w tej kwestii brak świadomości lub lekceważenie formalności. Koszt tego zaniechania bywa niejednokrotnie ogromny, wielokrotnie przewyższając początkowe "oszczędności" czasu czy pieniędzy na wstępną weryfikację.

Szczegółowy zakres prac remontowych w umowie

Jednym z najczęstszych źródeł konfliktów podczas remontu jest niejasno określony przedmiot umowy – czyli, kolokwialnie mówiąc, "co kto ma zrobić". Gdy umowa o remont nie precyzuje szczegółowo zakresu prac, otwiera to szerokie pole do interpretacji dla wykonawcy i, co gorsza, do żądania dodatkowego wynagrodzenia za prace, które klient uważał za wliczone w pierwotną cenę, a które wykonawca uznaje za "dodatkowe".

Precyzyjne określenie zakresu prac w umowie to absolutna podstawa, coś, co musi zostać ujęte z pedantyczną wręcz szczegółowością. Wyobraź sobie sytuację: umowa mówi "malowanie ścian w salonie". Dla klienta może to oznaczać: przygotowanie ścian (szpachlowanie, gruntowanie), dwukrotne malowanie farbą w wybranym kolorze. Dla wykonawcy: tylko nałożenie farby na *już przygotowane* ściany, a szpachlowanie to już "dodatkowa usługa".

Dlatego przedmiot umowy musi zawierać dokładny, itemizowany spis wszystkich zaplanowanych prac, pomieszczenie po pomieszczeniu, a nawet ściana po ścianie, jeśli wymaga tego specyfika zlecenia. Nie wystarczy zapisać "remont łazienki", trzeba rozpisać: "demontaż starej glazury i terakoty (powierzchnia ścian ~X m², podłogi ~Y m²), demontaż wanny, WC, umywalki, skucie starej wylewki (~Y m²), przygotowanie podłoża pod nową wylewkę, wykonanie nowej wylewki z zastosowaniem spadków, wykonanie hydroizolacji podpłytkowej (materiały: [określić rodzaj/markę] - kto kupuje?), montaż nowej instalacji wodno-kanalizacyjnej (punkt C.W.U., Z.W.U., odpływ kanalizacyjny - lokalizacje na planie), montaż nowej instalacji elektrycznej (gniazdo [typ] w lokalizacji A, B; oświetlenie sufitowe [typ] w lokalizacji C, włączniki [typ] w lokalizacji D), przygotowanie ścian pod położenie glazury (tynkowanie/szpachlowanie do uzyskania idealnego kąta prostego w narożnikach), ułożenie nowej glazury (wzór/sposób ułożenia - na styk, z fugą X mm, materiał fugi - kto kupuje?) na powierzchniach A, B, C, D (~X m²), ułożenie nowej terakoty na podłodze (~Y m²), montaż stelaża podtynkowego WC [marka/model], montaż geberitu [marka/model], montaż nowej wanny [marka/model], umywalki [marka/model] z bateriami [marka/model], biały montaż (WC, umywalka), silikonowanie [kolor/typ silikonu] narożników i styku płytek z urządzeniami sanitarnymi."

Każda pozycja w zakresie prac powinna być maksymalnie precyzyjna. Przy malowaniu: ile warstw farby (podkład + liczba nawierzchniowych)? Jakiej farby (marka, seria, kolor)? Jakiego przygotowania ścian wymaga wykonawca (gładzie, szpachlowanie ubytków, zrywanie tapet)? To detale, które w finale decydują o standardzie wykończenia i końcowej cenie.

Niezbędnym elementem szczegółowego zakresu prac powinny być rysunki techniczne lub chociaż proste schematy i plany mieszkania z naniesionymi zmianami, np. lokalizacją nowych punktów elektrycznych, hydraulicznych, układem ścianek działowych. Taki dokument załączony do umowy jako integralna część rozwiewa wiele wątpliwości i stanowi graficzne odzwierciedlenie ustaleń.

Bardzo ważną kwestią jest ustalenie, kto odpowiada za zakup i dostarczenie materiałów – wykonawca czy inwestor. Jeśli wykonawca, musi być w umowie jasno określone, jakie materiały zostaną użyte (marka, typ, specyfikacja), a faktury zakupu powinny być przedstawiane inwestorowi. Jeśli inwestor, w umowie powinien znaleźć się zapis o jego odpowiedzialności za terminowość dostaw materiałów i ich zgodność ze specyfikacją wymaganą przez wykonawcę, aby nie generować nieplanowanych przestojów.

Zakres prac powinien również opisywać standard wykończenia – np. tynkowanie ścian do poziomu Q2 (pod malowanie) lub Q3 (pod gładź), układanie płytek z zastosowaniem krzyżyków o grubości X mm, montaż podłogi drewnianej metodą Y. Takie zapisy eliminują subiektywną ocenę jakości prac i pozwalają na bardziej obiektywny odbiór.

Pamiętaj o ujęciu w zakresie prac kwestii związanych z zabezpieczeniem miejsca pracy, sprzątaniem po jej zakończeniu oraz wywozem gruzu i odpadów budowlanych. Czy to leży po stronie wykonawcy, czy inwestora? To kolejny element, który jeśli nie jest ujęty w umowie, może stać się kością niezgody lub generować dodatkowe koszty.

Często pomijanym, ale istotnym elementem zakresu prac jest opisanie prac "dodatkowych", które mogą pojawić się w trakcie remontu, np. gdy po skuciu starych tynków okaże się, że stan murów wymaga dodatkowych wzmocnień lub wymiany części instalacji elektrycznej, której stan był niemożliwy do oceny przed rozpoczęciem prac. Umowa powinna zawierać klauzulę określającą procedurę postępowania w takich sytuacjach – np. obowiązek natychmiastowego poinformowania inwestora, przedstawienia wyceny dodatkowych prac i uzyskania pisemnej akceptacji (aneksu) przed ich wykonaniem.

Stworzenie tak szczegółowego zakresu prac wymaga czasu i współpracy obu stron – inwestora i wykonawcy. Dobry wykonawca aktywnie uczestniczy w tym procesie, doradza i precyzuje szczegóły techniczne. Jeśli wykonawca unika szczegółowości, twierdząc, że "zawsze robi standardowo" albo "dogadamy się w trakcie", potraktuj to jako poważny sygnał ostrzegawczy.

Przy tworzeniu zakresu prac warto opierać się na projekcie wykonawczym przygotowanym przez architekta, jeśli takim dysponujesz. Projekt wykonawczy stanowi idealną bazę do spisania precyzyjnej listy prac, materiałów i lokalizacji poszczególnych elementów. Nawet bez profesjonalnego projektu, spisanie szczegółów w formie punktów w Wordzie czy Excelu i załączenie ich do umowy jest milowy krokiem w kierunku uniknięcia problemów.

Pamiętaj o konsekwencji – jeśli w umowie opisałeś zakres prac szczegółowo, pilnuj, aby wykonawca działał zgodnie z tym opisem. Wszelkie odstępstwa od ustaleń, nawet te z pozoru drobne, powinny być odnotowywane, a te akceptowane – formalizowane aneksem, o czym szerzej powiemy w kolejnym rozdziale.

Typowy zakres prac przy remoncie mieszkania o powierzchni 50 m² może obejmować kilkadziesiąt, a nawet ponad sto szczegółowych pozycji. Przykładowo, demontaż starych podłóg to nie tylko skucie parkietu, ale także usunięcie starej zaprawy klejowej, przygotowanie podłoża pod nową wylewkę, wykonanie tej wylewki (określić typ i grubość), zagruntowanie i dopiero ułożenie nowej podłogi (z określeniem jej rodzaju i sposobu montażu). Każdy z tych etapów to osobna pozycja, która powinna być wyszczególniona, aby uniknąć sporów o to, co wchodziło w cenę "ułożenia nowej podłogi".

Szacunkowy koszt sporządzenia bardzo szczegółowego opisu zakresu prac przez niezależnego specjalistę lub inspektora nadzoru (jeśli sam nie czujesz się na siłach) to od kilkuset do kilku tysięcy złotych, w zależności od skomplikowania remontu i powierzchni mieszkania. Jest to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie, minimalizując ryzyko kosztownych sporów i nieprzewidzianych wydatków podczas remontu. Niektórzy wykonawcy oferują pomoc w przygotowaniu szczegółowego kosztorysu i zakresu prac w ramach swojej oferty – warto sprawdzić, czy jest on wystarczająco precyzyjny.

Konsekwencje braku precyzyjnego zakresu prac mogą być poważne. Wykonawca może celowo wyceniać podstawowe prace bardzo nisko, licząc na to, że w trakcie remontu pojawią się "dodatkowe" prace (jak np. wspomniane szpachlowanie ścian przed malowaniem), za które zażąda znacznie wyższej stawki, wiedząc, że "jesteś pod ścianą" i potrzebujesz szybkiego dokończenia prac.

Studium przypadku z życia: Właściciel mieszkania X zlecił remont salonu. W umowie zakres prac opisano: "Kompleksowy remont salonu z malowaniem i wymianą podłogi". Podczas prac, wykonawca zażądał dodatkowej zapłaty za wykonanie gładzi gipsowych, argumentując, że "kompleksowy remont" nie obejmuje przygotowania ścian, a jedynie malowanie na "już gładkie podłoże". Klient twierdził, że "kompleksowy" oznacza "wszystko od A do Z". Brak szczegółowego opisu (np. "przygotowanie ścian do standardu Q3 przed malowaniem") spowodował impas. Wykonawca groził zejściem z budowy, klient czuł się oszukany. Ostatecznie poszli na ugodę, ale remont wydłużył się i kosztował znacznie więcej, niż zakładano pierwotnie.

To dobitny przykład na to, że ogólniki w umowie są jak miny pułapki, które czekają, aby wybuchnąć w najmniej spodziewanym momencie remontu. Tylko maksymalna precyzja w opisie każdej planowanej czynności i uzgodnienie standardów jej wykonania chroni obie strony przed niedomówieniami i zapewnia przejrzystość procesu remontowego od początku do końca. Potraktuj spisanie zakresu prac jako fundament całego przedsięwzięcia – bez solidnych fundamentów każda konstrukcja jest chwiejna.

Terminy realizacji i kary umowne – jak je ustalić?

Jednym z najczęstszych problemów podczas remontu, zaraz obok sporów o zakres prac i pieniądze, jest niedotrzymanie uzgodnionych terminów. Opóźnienia w remoncie potrafią być niezwykle frustrujące i kosztowne dla inwestora – zmuszają do dłuższego wynajmowania innego lokum, przekładają plany przeprowadzki, a nawet generują straty związane z niemożnością wprowadzenia się lub udostępnienia nieruchomości na wynajem. Dlatego w dobrze skonstruowanej umowie remontowej kluczowe jest jasne ustalenie harmonogramu prac i mechanizmu zabezpieczającego na wypadek jego niedotrzymania, czyli kar umownych.

Po pierwsze, umowa musi zawierać jednoznaczną datę rozpoczęcia prac remontowych oraz, co równie ważne, datę ich zakończenia. Idealnie, gdy są to konkretne daty dzienne (np. "Rozpoczęcie prac: 01.10.2023, Zakończenie prac: 15.12.2023"). Unikaj określeń typu "remont potrwa około 10 tygodni od rozpoczęcia" – "około" pozostawia zbyt dużą swobodę interpretacji i jest prośbą o kłopoty.

Dla większych lub bardziej złożonych remontów warto podzielić prace na etapy i dla każdego etapu ustalić osobny termin zakończenia. Przykładowe etapy mogą obejmować: Etap I: Prace wyburzeniowe i instalacyjne (zakończenie do 15.10.2023), Etap II: Prace tynkarskie i posadzkowe (zakończenie do 15.11.2023), Etap III: Prace wykończeniowe (układanie płytek, montaż drzwi, malowanie, biały montaż) (zakończenie do 15.12.2023). Określając etapy, koniecznie precyzuj, jakie konkretnie prace wchodzą w skład danego etapu – odsyłając do szczegółowego zakresu prac zawartego w umowie lub załączniku.

Podział na etapy ma wiele zalet. Pozwala na bieżąco monitorować postęp prac, kontrolować ich jakość na poszczególnych etapach (np. poprawność wykonania instalacji elektrycznej przed tynkowaniem) i jest podstawą do ustalenia harmonogramu płatności, co motywuje wykonawcę do punktualności – ostatnia rata często wypłacana jest po ostatecznym odbiorze całości prac.

A co w przypadku opóźnień? Tutaj do gry wchodzą kary umowne. Kary umowne to z góry ustalona w umowie kwota, którą wykonawca zapłaci inwestorowi, jeśli nie wywiąże się z określonych obowiązków, najczęściej z powodu nieterminowego zakończenia prac (całości lub poszczególnych etapów). Kary umowne powinny być precyzyjnie określone – na przykład jako procent wartości umowy lub stała kwota za każdy dzień/tydzień opóźnienia.

Standardowym zapisem jest kara umowna za każdy dzień opóźnienia w zakończeniu prac (lub poszczególnych etapów), liczona jako ułamek procenta wynagrodzenia wykonawcy. Przykładowo: "W przypadku zwłoki Wykonawcy w zakończeniu Etapu [Numer/Nazwa] prac określonego w §[numer paragrafu umowy] Zlecającemu przysługuje kara umowna w wysokości 0.5% wartości wynagrodzenia netto należnego Wykonawcy za dany Etap, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki."

Warto również określić maksymalną wysokość kar umownych, np. "Łączna wysokość kar umownych z tytułu opóźnienia nie może przekroczyć 10% łącznego wynagrodzenia netto Wykonawcy określonego w §[numer paragrafu umowy]". Taki zapis zabezpiecza wykonawcę przed spiralami kar, ale jednocześnie daje silną motywację do działania.

Kary umowne mogą dotyczyć nie tylko opóźnień, ale także innych naruszeń umowy przez wykonawcę, np. nieterminowego usunięcia wad stwierdzonych podczas odbioru, zejścia z budowy bez uzasadnionej przyczyny, użycia materiałów niezgodnych z ustaleniami. Każde potencjalne naruszenie, które może generować szkodę po stronie inwestora, może być objęte karą umowną, co stanowi silny mechanizm dyscyplinujący.

Kluczowe jest rozróżnienie zwłoki od opóźnienia. Zwłoka to opóźnienie, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność (jest zawinione). Opóźnienie może być niezawinione, np. w przypadku siły wyższej (powódź, pożar uniemożliwiające prace, decyzja administracyjna blokująca budowę – oczywiście, musi to być zdarzenie rzeczywiście od niego niezależne i niemożliwe do przewidzenia). Dobra umowa powinna przewidzieć sytuacje siły wyższej i sposób postępowania w takim przypadku – np. zawieszenie biegu terminów na czas jej trwania.

Umowa powinna również jasno określać, że opóźnienia wynikające z działania lub zaniechania inwestora (np. nieterminowe dostarczenie materiałów, zmiany w projekcie wymagające aneksowania, brak udostępnienia lokalu w umówionym terminie) nie generują kar umownych dla wykonawcy, a jedynie mogą być podstawą do wydłużenia terminu realizacji prac.

Warto rozważyć wprowadzenie w umowie klauzuli o bonusie dla wykonawcy za wcześniejsze zakończenie prac, np. "W przypadku zakończenia wszystkich prac remontowych [Liczba] dni przed terminem określonym w §[numer paragrafu umowy], Wykonawcy przysługuje bonus w wysokości X% łącznego wynagrodzenia netto". Taka klauzula może stanowić dodatkową motywację dla wykonawcy do efektywnego działania.

Ustalając harmonogram, bądź realistą. Nadmiernie napięte terminy, które są trudne do zrealizowania w praktyce, mogą prowadzić do pogorszenia jakości prac, presji na wykonawcę i w efekcie do większej liczby problemów. Porozmawiaj z wykonawcą o realnym czasie potrzebnym na wykonanie poszczególnych etapów, uwzględniając czas schnięcia materiałów, potrzebę zamawiania specjalistycznych usług (np. wylewki samopoziomujące wymagające technologicznych przerw) czy ewentualne trudności logistyczne.

Wysokość kar umownych powinna być adekwatna do skali remontu i potencjalnych strat inwestora wynikających z opóźnienia. Zbyt niska kara może być dla wykonawcy opłacalna (np. lepiej zapłacić niską karę i realizować w tym czasie bardziej zyskowne zlecenia), zbyt wysoka może zniechęcić go do podpisania umowy. Standardowo stosuje się stawki od 0.1% do 1% wartości etapu/umowy za dzień zwłoki, z łącznym limitem do 10-20% wartości umowy.

Procedura naliczania i egzekwowania kar powinna być prosta. Umowa może zawierać zapis, że kary są potrącane z kolejnych rat płatności lub ostatniej raty. "Zlecający ma prawo do potrącenia należnej kary umownej z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, po uprzednim pisemnym powiadomieniu Wykonawcy o naliczeniu kary i jej wysokości."

Przykład z życia: Pan Janusz zlecił remont kuchni i łazienki. W umowie ustalono termin 6 tygodni, bez podziału na etapy i bez kar umownych. Remont zaczął się na czas, ale po 4 tygodniach Pan Janusz zaczął zauważać opóźnienia – wykonawca rzadziej pojawiał się na budowie. Tłumaczył to problemami z innymi zleceniami. Remont zamiast 6 tygodni trwał 10 tygodni. Pan Janusz poniósł dodatkowe koszty wynajmu mieszkania zastępczego przez 4 tygodnie, stracił nerwy i czas. Gdy próbował odzyskać pieniądze za te dodatkowe koszty, wykonawca odmówił, argumentując, że "to tylko przesunięcie, żadna zwłoka". Bez klauzuli o karach umownych i jasnego podziału na etapy, dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych (wykazanie konkretnej szkody) okazało się długotrwałe i kosztowne.

Taki scenariusz pokazuje, jak ważne jest wprost ujęcie kar umownych w umowie na wykonanie prac remontowych. Stanowią one ryczałtowe odszkodowanie za niedotrzymanie terminu, co znacznie ułatwia ich dochodzenie w porównaniu do konieczności udowadniania faktycznie poniesionej szkody. Kara umowna należy się po prostu za samo naruszenie zobowiązania (np. przekroczenie terminu), niezależnie od wysokości poniesionej szkody, chyba że umowa stanowi inaczej lub wysokość kary rażąco przewyższa szkodę, co może podlegać miarkowaniu przez sąd.

Wprowadzenie do umowy zapisów o terminach i karach umownych to nie przejaw braku zaufania do wykonawcy, lecz standard rynkowy i narzędzie zarządzania ryzykiem. Rzetelny fachowiec, który jest pewien swoich możliwości i organizacji pracy, nie będzie miał z tym problemu – wręcz przeciwnie, taka klauzula chroni go przed zarzutami nieuczciwego działania w przypadku niezawinionych przez niego opóźnień.

Pamiętaj, że harmonogram i terminy powinny uwzględniać nie tylko czas pracy ekipy, ale też czas schnięcia materiałów (np. tynków, wylewek), czas potrzebny na dostawę zamówionych elementów (płytki na zamówienie, stolarka drzwiowa/okienna), czy też okresy, w których prace są niemożliwe (np. z powodu warunków atmosferycznych przy pracach zewnętrznych). Realny harmonogram jest kluczem do uniknięcia frustracji obu stron.

Szacuje się, że opóźnienia dotykają nawet 70% projektów remontowych w Polsce. Posiadanie w umowie jasnych terminów i mechanizmu kar umownych znacznie redukuje ten odsetek i zwiększa prawdopodobieństwo zakończenia prac zgodnie z planem lub z niewielkim, formalnie uregulowanym przesunięciem. To inwestycja w Twój spokój i pewność finansową podczas remontu.

Formalności przy zmianie planów – aneks do umowy

Remont rzadko kiedy idzie w 100% zgodnie z pierwotnym planem. W trakcie prac mogą pojawić się nowe pomysły na aranżację, mogą wyjść na jaw ukryte wady instalacji czy konstrukcji wymagające nieprzewidzianych prac, lub po prostu możesz zdecydować się na inne rozwiązania, które pierwotnie nie były ujęte w zakresie. "Apetyt rośnie w miarę jedzenia" – to częsty scenariusz podczas odnawiania mieszkania. Kluczowe jest, aby wszelkie dodatkowe ustalenia i zmiany powstałe już po podpisaniu umowy o remont zawsze przybrały pisemną formę – najczęściej w postaci aneksu do umowy.

Dlaczego forma pisemna jest tak ważna? Po podpisaniu pierwotnej umowy, jej postanowienia stają się prawnie wiążące dla obu stron. Wszelkie późniejsze ustalenia "na gębę" są niezwykle trudne do udowodnienia w przypadku sporu – słowo przeciwko słowu. Wyobraź sobie, że poprosiłeś wykonawcę o dodanie dwóch gniazdek elektrycznych w nowym miejscu; ustnie uzgodniliście cenę i termin. Po zakończeniu prac wykonawca żąda za tę pracę kwoty dwukrotnie wyższej, niż ustnie ustaliliście, lub w ogóle twierdzi, że się na to nie zgadzał w tej cenie i dolicza horrendalną kwotę, a Ty nie masz żadnego dowodu na pierwotne ustalenia.

Aneks do umowy to formalny dokument, który modyfikuje lub uzupełnia pierwotną umowę, stając się jej integralną częścią. Jego głównym celem jest transparentne uregulowanie wszelkich zmian w zakresie prac, terminach realizacji i kosztach, które pojawią się w trakcie trwania umowy. Nie pomijaj tego kroku, nawet jeśli zmiana wydaje Ci się niewielka, np. zmiana koloru farby czy typu listew przypodłogowych, jeśli wpływa na koszt lub czas pracy.

Co powinien zawierać dobrze skonstruowany aneks do umowy remontowej?

• Precyzyjne określenie stron aneksu (tych samych, które podpisały pierwotną umowę).
• Numer i data pierwotnej umowy, do której aneks jest sporządzany.
• Jasny i szczegółowy opis wprowadzanych zmian – np. "Dodanie dwóch punktów elektrycznych w salonie, w lokalizacjach zaznaczonych na załączonym schemacie [Załącznik nr X do Aneksu]".
• Wpływ zmian na pierwotny zakres prac (np. "Zakres prac określony w §[numer] umowy ulega rozszerzeniu o: [szczegółowy opis dodatkowych prac]").
• Wpływ zmian na kosztorys – podanie nowej, łącznej ceny umowy po uwzględnieniu zmian, lub określenie kosztu jednostkowego dodanych/usuniętych prac (np. "Koszt wykonania każdego dodatkowego punktu elektrycznego wynosi Y zł netto + Z% VAT").
• Wpływ zmian na harmonogram realizacji prac – ustalenie nowego, wydłużonego (lub rzadziej: skróconego) terminu zakończenia etapu, którego dotyczy zmiana, lub całego remontu (np. "Termin zakończenia Etapu II remontu określony w §[numer] umowy zostaje przesunięty o [Liczba] dni roboczych i upływa w dniu [Nowa data]").
• Potwierdzenie, że pozostałe postanowienia pierwotnej umowy pozostają w mocy.
• Data i miejsce sporządzenia aneksu.
• Podpisy obu stron umowy – bez podpisów obu stron aneks nie ma mocy prawnej.

W przypadku większych zmian, np. dodania lub usunięcia ściany działowej, zaleca się załączenie do aneksu zaktualizowanych rysunków technicznych lub planów, tak samo, jak było to zrobione przy pierwotnej umowie i jej szczegółowym zakresie prac. Rysunek jednoznacznie precyzuje, *co* i *gdzie* ma zostać zmienione.

Procedura sporządzenia aneksu powinna być również opisana w pierwotnej umowie. Zazwyczaj wygląda to tak: inwestor lub wykonawca proponuje zmianę, wykonawca przedstawia koszt i czas potrzebny na jej realizację, strony negocjują, a po osiągnięciu porozumienia spisują aneks i go podpisują. Ważne, aby dodatkowe prace nie były rozpoczynane, zanim aneks nie zostanie podpisany – to moment, w którym masz najwięcej wpływu na negocjacje.

Wyobraź sobie, że poprosiłeś o droższe płytki na ścianę. Wykonawca kupił je i zaczął kłaść, zanim formalnie aneksowano zmianę ceny. Wtedy jesteś już praktycznie "na straconej pozycji" w negocjacjach, bo wykonawca poniósł koszt i wykonał część pracy zgodnie z nowymi ustaleniami, a Ty nie masz wyjścia – musisz zapłacić, często wynegocjowaną w pośpiechu lub pod presją cenę.

Dotyczy to nie tylko dodatkowych prac, ale też tych usuwanych. Jeśli zrezygnujesz z części zaplanowanych prac, koszt i harmonogram powinny zostać odpowiednio skorygowane aneksem – masz prawo do obniżenia ceny, a wykonawca może mieć prawo do skrócenia terminu realizacji (jeśli usunięte prace były "wąskim gardłem" harmonogramu) lub żądania rekompensaty za materiały już zamówione/zakupione na potrzeby zrezygnowanych prac (o ile taki zapis znajdował się w pierwotnej umowie).

Komunikacja między stronami jest kluczowa. Wszelkie propozycje zmian powinny być zgłaszane jak najszybciej, idealnie w formie pisemnej (e-mail), co pozostawia ślad. Następnie ustalenia powinny być formalizowane aneksem. E-maile, SMS-y czy inne wiadomości tekstowe mogą stanowić dowód na to, że jakieś ustalenia były prowadzone, ale samą umowę modyfikuje tylko pisemny aneks podpisany przez obie strony.

Zdarza się, że w trakcie remontu wychodzą na jaw prace "nieprzewidziane", np. odkrycie zawilgoconej ściany, konieczność wymiany spróchniałej belki stropowej, natrafienie na stare, nieudokumentowane instalacje elektryczne. W takich sytuacjach wykonawca ma obowiązek niezwłocznie poinformować inwestora o odkryciu, wstrzymać prace w danym zakresie i zaproponować rozwiązanie problemu wraz z nowym kosztorysem i harmonogramem dla tej dodatkowej pracy. Jest to idealny przykład sytuacji, która absolutnie musi być ujęta w aneksie przed jej rozpoczęciem.

Typowo, aneksy są prostymi, jedno- lub dwustronicowymi dokumentami, które odwołują się do klauzul oryginalnej umowy, precyzując, co i jak się zmienia. Nie wymagają skomplikowanego języka prawniczego, ale muszą być jasne, konkretne i podpisywane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej strony.

Studium przypadku z życia: Pani Ewa postanowiła podczas remontu łazienki zmienić typ płytek po obejrzeniu próbek. Ustnie uzgodniła z wykonawcą, że nowe płytki są droższe, a montaż będzie wymagał dłuższego czasu i zastosowania specjalistycznego kleju. Wykonawca powiedział "nie ma problemu, dogadamy się z ceną na koniec". Pani Ewa nie poprosiła o aneks. Po zakończeniu prac, wykonawca doliczył do rachunku sporą kwotę za te zmiany, uzasadniając ją nie tylko różnicą w cenie płytek, ale też "skomplikowaniem montażu" i "dodatkowymi dniami pracy", o których wcześniej nie było mowy w takiej wysokości. Ponieważ brakowało formalnego aneksu z nową ceną i terminem, Pani Ewa musiała długo i bezskutecznie negocjować, a ostatecznie zapłacić znacznie więcej, niż zakładała, czując się bezradna w sytuacji "słowo przeciwko słowu".

Szacuje się, że w około 70% projektów remontowych dochodzi do zmian w pierwotnym zakresie prac. Zaniedbanie formalizowania tych zmian aneksami jest przyczyną blisko połowy wszystkich sporów między inwestorami a wykonawcami, dotyczących rozliczeń końcowych. Czas potrzebny na przygotowanie i podpisanie aneksu to zazwyczaj kilkanaście do kilkudziesięciu minut, a zabezpieczenie, jakie daje, jest nieocenione. Pamiętaj, że aneks chroni również wykonawcę, potwierdzając, że dodatkowe prace zostały zlecone i zaakceptowane przez inwestora wraz z ich kosztem i wpływem na harmonogram – nikt nie zarzuci mu, że działał na własną rękę lub próbował zawyżyć koszty.

Traktuj aneksowanie jako rutynową procedurę – każda zmiana, która wpływa na to, co jest robione, ile to kosztuje i kiedy będzie zrobione, wymaga spisania i podpisania aneksu. Taka dyscyplina w dokumentowaniu ustaleń buduje zaufanie i przejrzystość współpracy, minimalizując ryzyko nieporozumień i konfliktów na późniejszym etapie remontu, gdy emocje często biorą górę.

Pamiętaj o przechowywaniu wszystkich aneksów razem z oryginalną umową. Stanowią one jeden kompletny dokument określający Twoje prawa i obowiązki oraz prawa i obowiązki wykonawcy w trakcie całego procesu remontowego. To archiwum staje się Twoim "dziennikiem budowy" w aspekcie formalno-prawnym.

Dane z rynku sugerują, że projekty, w których każda zmiana jest formalizowana aneksem, charakteryzują się o 60% niższym ryzykiem sporu o rozliczenie końcowe w porównaniu do projektów, gdzie dominują ustalenia ustne. Warto więc uzbroić się w cierpliwość i drukarkę – ta dodatkowa formalność jest Twoim parasolem ochronnym.