Remont Użyczonego Lokalu dla Firmy a Koszty Podatkowe w 2025 roku

Zagadnienie, które elektryzuje wielu przedsiębiorców wynajmujących powierzchnie na potrzeby swojej działalności, sprowadza się do pytania: Remont użyczonego lokalu a koszty – jak właściwie zaksięgować poniesione nakłady? Krótko mówiąc, kluczowe jest ustalenie, czy wykonane prace to remont przywracający pierwotny stan, czy ulepszenie zwiększające wartość, co decyduje o tym, czy wydatki trafią bezpośrednio w koszty, czy staną się amortyzowaną inwestycją w obcym środku trwałym.

Remont a ulepszenie lokalu – kluczowe kryteria rozróżnienia

Potrzeba dokonania remontu w wynajętym lokalu usługowym często stawia przed najemcą zasadnicze pytanie natury księgowo-podatkowej: czy wydatki z tym związane można od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, czy też należy traktować je jako długoterminową inwestycję. Diabeł tkwi w szczegółach, a konkretnie w precyzyjnym rozróżnieniu między pojęciami "remont" i "ulepszenie". To nie jest akademicka dyskusja, ale fundament prawidłowego rozliczenia podatkowego poniesionych nakładów, które mogą wynosić dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych w przypadku większych powierzchni, sięgających np. 200-300 m². Zgodnie z przepisami, remonti jego kosztami zasadniczo można zarządzić szybciej w kosztach firmy, o ile spełnia on określone kryteria prawne.

Podstawowe rozróżnienie wywodzi się z definicji zawartych w ustawach podatkowych (PIT i CIT) oraz w Prawie budowlanym. Ustawa o PIT/CIT mówi o ulepszeniu środków trwałych jako sumie wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, która w danym roku przekracza limit 10 000 złotych i skutkuje wzrostem wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do używania. Kluczowe parametry mierzące wzrost wartości użytkowej to np. wydłużenie okresu używania obiektu, zwiększenie zdolności wytwórczej, poprawa jakości uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego produktów (choć w przypadku lokalu usługowego raczej będzie to zdolność obsługi większej liczby klientów na tej samej powierzchni, albo podniesienie standardu umożliwiające świadczenie usług premium) lub obniżenie kosztów eksploatacji, na przykład poprzez instalację efektywniejszego oświetlenia czy ogrzewania. Mówiąc wprost, jeśli po remoncie lokal "potrafi" więcej niż przed nim albo kosztuje mniej w utrzymaniu, to pachnie to ulepszeniem, a nie tylko odtworzeniem.

Z drugiej strony mamy definicję remontu, często przywoływaną z Prawa budowlanego. Choć ustawa ta ma inny cel niż podatkowy, jej definicja "robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym" jest powszechnie akceptowana również w kontekście podatkowym. Remont to zatem działania mające na celu przywrócenie stanu sprzed zniszczenia lub zużycia, ale nie zmieniające istoty, przeznaczenia czy konstrukcji obiektu. To trochę jak łatanie starego ubrania – nadal jest tym samym ubraniem, tylko odnowionym, a nie tworzenie z niego czegoś zupełnie nowego, jakby dodać do kurtki kaptur i zmienić ją w parkę. Co ważne, podczas remontu możemy zastosować nowsze, lepsze jakościowo materiały, np. zastąpić stare płytki nowymi o wyższej klasie ścieralności, byleby tylko odtworzyć pierwotną funkcjonalność, np. wykończenie łazienki czy posadzkę w przestrzeni biurowej. Istotne jest, że wymiana ta ma charakter odtworzeniowy, a nie modernizacyjny, na przykład wstawienie drzwi antywłamaniowych tam, gdzie ich wcześniej nie było, stanowi już najczęściej ulepszenie ze względu na poprawę bezpieczeństwa i standardu.

Praktyka pokazuje, że kluczową różnicą, którą bacznie obserwują organy podatkowe, jest właśnie odtworzenie kontra zmiana lub unowocześnienie. Wymiana zużytych wykładzin na nowe, podobnego typu w biurze o powierzchni 150 m² to typowy remont. Jeśli jednak w miejsce tych wykładzin pojawi się nowoczesny system podnoszonej podłogi, który ułatwi prowadzenie instalacji, to już mówimy o ulepszeniu. Podobnie wymiana starego kotła gazowego na nowy, o tej samej mocy i sprawności, to remont. Wymiana na kocioł kondensacyjny o wyższej sprawności, generujący niższe rachunki za gaz, będzie już ulepszeniem ze względu na redukcję kosztów eksploatacji. Często granica jest cienka i wymaga szczegółowej analizy faktycznego zakresu prac, wykorzystanych materiałów (ich standardu i funkcji) oraz wpływu na dalsze użytkowanie lokalu. Każdy grosz wydany na materiały budowlane, pracę fachowców, a nawet projekt architektoniczny, musi być precyzyjnie udokumentowany, aby w razie kontroli móc udowodnić charakter poniesionego nakładu.

Kolejnym aspektem jest wspomniany limit 10 000 zł dla ulepszenia. Dotyczy on sumy wydatków poniesionych w danym roku podatkowym na dany środek trwały. Jeśli w ciągu roku przeprowadzimy kilka mniejszych prac modernizacyjnych na tym samym lokalu, a ich suma przekroczy ten próg i spełnione zostaną kryteria wzrostu wartości użytkowej, wszystkie te nakłady potraktuje się łącznie jako ulepszenie. Nie ma tu znaczenia, że pojedyncze faktury mogą być na mniejsze kwoty. Trzeba patrzeć na całość w ujęciu rocznym. Dlatego planując większe prace w wynajmowanym lokalu, warto z wyprzedzeniem ocenić ich skalę i potencjalny charakter, aby odpowiednio przygotować dokumentację i zaplanować sposób rozliczenia w firmie, niezależnie od tego czy lokal ma 50 m² czy 500 m² powierzchni użytkowej. W dużych firmach, gdzie remontowane są całe piętra biurowe o powierzchniach rzędu tysiąca metrów kwadratowych, łączny koszt prac może łatwo przekroczyć miliony złotych, a błąd w klasyfikacji może mieć daleko idące konsekwencje finansowe i wizerunkowe. To nie są zabawy, tu gra toczy się o realne pieniądze i bezpieczeństwo prawne przedsiębiorstwa. Czy prosta wymiana posadzki w holu o powierzchni 50 m² na taką samą nową jest ulepszeniem? Raczej remont. Czy zmiana przeznaczenia pomieszczenia magazynowego na serwerownię wraz z instalacją specjalistycznej klimatyzacji i systemów przeciwpożarowych na powierzchni 30 m²? Zdecydowanie ulepszenie, nawet jeśli ściany i posadzka pozostały te same.

Kiedy remont użyczonego lokalu to inwestycja w obcym środku trwałym?

Dotknęliśmy już tematu ulepszenia w kontekście rozróżnienia go od remontu. Teraz przyjrzyjmy się bliżej, dlaczego wydatki na ulepszenie lokalu, który przecież nie jest naszą własnością, stają się dla nas, jako najemcy czy użyczającego, "inwestycją w obcym środku trwałym". Prawo podatkowe jest tu jasne: nakłady poniesione na niestanowiące własności podatnika, wynajmowane czy używane środki trwałe, jeżeli spełniają kryteria ulepszenia, podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych poprzez amortyzację. Jest to logiczne z perspektywy fiskusa – skoro coś podniosło wartość użytkową (lub potencjalnie rynkową, choć to trudniej zmierzyć w tym kontekście) obiektu, który będziemy eksploatować w naszej działalności przez dłuższy czas, to korzyść z tego płynąca również rozkłada się w czasie i w ten sposób powinna być ujmowana w kosztach. To tak jak z maszyną – kupujemy ją i amortyzujemy przez kilka lat, bo przynosi nam przychody w tym okresie; podobnie "kupujemy" (ponosimy nakłady na) ulepszoną funkcjonalność wynajętego lokalu, z której korzystamy przez okres najmu.

Inwestycja w obcym środku trwałym powstaje zatem w momencie spełnienia dwóch kluczowych warunków. Po pierwsze, musimy ponieść koszty o charakterze ulepszenia (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja). Po drugie, suma tych wydatków w danym roku podatkowym musi przekroczyć wspomniany próg 10 000 złotych. Dopiero po spełnieniu tych kryteriów, łączne nakłady poniesione na ulepszenie cudzej nieruchomości stają się dla nas odrębnym, podlegającym amortyzacji składnikiem majątku firmowego. Co ciekawe, wartość tej "inwestycji" jest dla nas wartością początkową, od której będziemy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Przepisy pozwalają na zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji dla inwestycji w obcych środkach trwałych, która w przypadku lokali niemieszkalnych może wynieść nawet 10% rocznie (co oznacza 10-letni okres amortyzacji). To znacznie krócej niż standardowa stawka dla budynków (1,5%), co jest ukłonem w stronę przedsiębiorców, którzy często wynajmują lokale na krótsze okresy, np. na 5 lat, i w ten sposób mają szansę "zjeść" całe poniesione nakłady w kosztach przed zakończeniem umowy najmu czy użyczenia.

Przykład z życia: najemca biura o powierzchni 80 m² postanawia zainstalować wewnętrzne szklane ścianki działowe, tworząc oddzielne gabinety. Stare, masywne ścianki gipsowo-kartonowe o grubości 10 cm zostały wyburzone. W miejsce postawiono nowoczesny system ścianek szklanych, który zwiększył estetykę wnętrza i poprawił akustykę. Koszt tych prac, włączając wyburzenie i nowe instalacje, wyniósł 45 000 zł. Czy to remont? Trudno obronić taką tezę. Prace zmieniły pierwotny układ funkcjonalny lokalu (z open space na układ gabinetowy), zastosowano materiały wyższego standardu (szkło zamiast gips-kartonu) i podniesiono jakość akustyczną. Z punktu widzenia ustawy, to ewidentna adaptacja i modernizacja, a koszt przekroczył próg 10 000 zł. Dla tego najemcy 45 000 zł staje się wartością początkową nowej pozycji w ewidencji środków trwałych pod nazwą "Inwestycja w obcym środku trwałym - lokal przy ul. [adres fikcyjny]". Tę kwotę będzie on mógł amortyzować przez najbliższe 10 lat (stosując stawkę 10%) lub krócej, jeśli okres najmu kończy się wcześniej, a najemca będzie mógł uzasadnić szybsze "zużycie" inwestycji (choć co do zasady amortyzacja nie może wykraczać poza okres trwania umowy, ale o tym później). Gdyby te same 45 000 zł wydano na standardowe malowanie całego biura, wymianę zużytych paneli podłogowych na podobne oraz odnowienie łazienki, byłby to typowy remont i można by to zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia wydatku, o ile kwota nie stanowi "majątku" podlegającego odrębnym zasadom (jak np. niskocenne składniki). Innym przykładem może być dostosowanie lokalu o powierzchni 100 m² do wymogów specyficznej branży, np. laboratorium kosmetycznego. Wymaga to instalacji specjalistycznej wentylacji, posadzek chemoodpornych, umywalek z nierdzewnej stali w określonych miejscach. Całkowity koszt rzędu 80 000 zł. To klasyczna adaptacja, czyniąca lokal użytecznym do celów, do których wcześniej nie służył. Kwota przekracza próg, a funkcjonalność została znacząco zmieniona. 80 000 zł trafi do ewidencji jako inwestycja w obcym środku trwałym.

Warto podkreślić, że wartość inwestycji w obcym środku trwałym może składać się nie tylko z kosztów materiałów i robocizny, ale również z kosztów przygotowania dokumentacji projektowej, opłat za pozwolenia budowlane (jeśli były wymagane przy większych zmianach konstrukcyjnych), a nawet kosztów wyburzeń i demontażu istniejących elementów, które były niezbędne do przeprowadzenia ulepszenia. Wszystko, co jest nierozerwalnie związane z procesem modernizacji czy adaptacji i przyczyniło się do powstania tej nowej wartości użytkowej, wchodzi w skład wartości początkowej inwestycji. Kluczowe jest zbieranie i archiwizowanie wszystkich faktur, umów z wykonawcami, protokołów odbioru prac oraz ewentualnej dokumentacji projektowej, która pozwoli na weryfikację charakteru i zakresu przeprowadzonych działań. Brak odpowiedniej dokumentacji to prosta droga do problemów podczas kontroli podatkowej i ryzyko zakwestionowania rozliczeń. Powiedzenie "papiery muszą się zgadzać" w tym kontekście nabiera szczególnego znaczenia. Bez pełnego pakietu dowodów, trudno będzie udowodnić fiskusowi, czy poniesione 50 000 zł na lokal o powierzchni 60 m² było rzeczywiście remontem, czy może jednak ukrytą modernizacją podlegającą amortyzacji, zwłaszcza jeśli lokal po remoncie wygląda "jak nowy" i zyskał na funkcjonalności.

Wreszcie, co dzieje się z inwestycją w obcym środku trwałym po zakończeniu umowy najmu lub użyczenia? Tu również wkracza prawo podatkowe. Niezamortyzowana część inwestycji (czyli jej pozostała wartość początkowa, od której nie dokonano jeszcze odpisów amortyzacyjnych) co do zasady powinna zostać wycofana z ewidencji środków trwałych. Czy tę niezamortyzowaną część można zaliczyć jednorazowo do kosztów podatkowych? Tylko wtedy, gdy najemca zdecyduje się sprzedać tę inwestycję właścicielowi lokalu. Jeżeli właściciel nie "odkupi" poczynionych nakładów (co jest najczęstszą sytuacją w praktyce, chyba że umowa stanowi inaczej), niezamortyzowana część stanowi tzw. stratę ze zbycia (likwidacji) niezamortyzowanej części inwestycji w obcym środku trwałym. Taka strata nie może być co do zasady zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca, który opuści lokal i pozostawi w nim np. warte 20 000 zł niezamortyzowanej wartości ulepszenia (np. nową instalację klimatyzacji), zazwyczaj straci możliwość ujęcia tej kwoty w kosztach firmy. Dlatego strategicznie planując kosztowne ulepszenia w wynajmowanym lokalu, kluczowe jest oszacowanie okresu najmu i tempa amortyzacji, aby zmaksymalizować rozliczenie kosztów w okresie prowadzenia działalności pod danym adresem. Często stawia to przedsiębiorcę przed dylematem – ponieść spore nakłady na ulepszenie i ryzykować stratę części podatkowej, czy ograniczyć się do niezbędnego remontu i przenieść swoją energię i kapitał w inny, bardziej "bezpieczny" podatkowo obszar. To klasyczny przykład sytuacji, w której prawo podatkowe kształtuje decyzje biznesowe.

Obowiązki najemcy i właściciela dotyczące kosztów remontów – kontekst prawny

Kwestia tego, kto ma pokrywać koszty remontów w wynajmowanej nieruchomości, bywa zarzewiem konfliktów między najemcami a właścicielami. Na szczęście prawo cywilne, a konkretnie Kodeks cywilny, w pewnym stopniu porządkuje tę materię, choć – jak to w życiu – często umowa między stronami wprowadza znaczące modyfikacje w stosunku do ustawowych norm. Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 662 Kodeksu cywilnego, wynajmujący (właściciel) powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. W tym celu powinien dokonywać napraw koniecznych do utrzymania lokalu w stanie użyteczności, chyba że co innego wynika z umowy lub przepisów szczególnych. Oznacza to, że to na właścicielu ciąży co do zasady obowiązek przeprowadzania większości remontów, w szczególności tych o charakterze kapitalnym czy strukturalnym, takich jak wymiana instalacji, dachu, remont elewacji, czy generalne odnowienie zniszczonych przez "siłę wyższą" (np. zalanie) elementów konstrukcyjnych lub wykończeniowych, które są niezbędne do dalszego prawidłowego użytkowania lokalu.

Natomiast art. 681 Kodeksu cywilnego precyzuje obowiązki najemcy, nakładając na niego odpowiedzialność za drobne naprawy związane ze zwykłym używaniem lokalu. Przepis ten wskazuje przykładowo na drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, gazu, wody, centralnego ogrzewania, włącznie z wymianą zużytych części, oraz naprawę przewodów odpływowych. Lista ta jest katalogiem otwartym, a kluczem jest tu określenie "drobne" i "związane ze zwykłym używaniem". To jakby powiedzieć, że najemca ma dbać o mieszkanie jak o swoje własne, w zakresie bieżącej eksploatacji – wymieniać żarówki, reperować cieknący kran, czy odmalować ściany po kilku latach, aby wyglądały świeżo, co nie zmienia zasadniczo wartości lokalu. Czyli bieżąca konserwacja i drobne naprawy to domena najemcy.

Jednak życie pisze własne scenariusze, a rynek najmu ma swoje prawa. Często w umowach, zwłaszcza dotyczących lokali użytkowych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, strony modyfikują ustawowe zasady dotyczące rozkładu kosztów remontów. Właściciel, chcąc pozbyć się ciężaru zarządzania remontami, może przerzucić część lub całość obowiązków na najemcę. Umowy najmu często zawierają klauzule zobowiązujące najemcę do przeprowadzania nie tylko drobnych, ale i średnich, a nawet generalnych remontów, czasami z zastrzeżeniem zgody wynajmującego na zakres prac. To klasyczny przykład wpływ umowy najmu lub użyczenia na rozkład ciężarów. Dla wynajmującego to wygoda i minimalizacja kosztów utrzymania nieruchomości. Dla najemcy to z kolei konieczność poniesienia znaczących wydatków, które, jeśli mają charakter remontowy w rozumieniu przepisów podatkowych, mogą być zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, ale jeśli są ulepszeniem, staną się inwestycją w obcym środku trwałym, podlegającą amortyzacji.

Co dzieje się, gdy właściciel nie wywiązuje się ze swoich ustawowych lub umownych obowiązków dotyczących remontów? Najemca ma w takiej sytuacji kilka opcji, aczkolwiek nie wszystkie są proste czy pozbawione ryzyka. Po pierwsze, może domagać się od właściciela przeprowadzenia koniecznych prac. Jeśli właściciel pozostaje bezczynny, najemca, po uprzednim wezwaniu do działania i wyznaczeniu dodatkowego terminu, może mieć prawo do samodzielnego wykonania niezbędnych napraw na koszt właściciela. Musi to być jednak sytuacja rzeczywiście "koniecznych napraw", a nie po prostu chęci podniesienia standardu lokalu. Prawo przewiduje również możliwość wypowiedzenia umowy najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeśli lokal ma wady uniemożliwiające jego użytkowanie, a właściciel, mimo wezwania, wad tych nie usunął. To jednak ostateczność, która oznacza zaprzestanie działalności w tym miejscu. W praktyce najczęstszym modelem w umowach komercyjnych jest przeniesienie znaczącej części obowiązków i kosztów remontowych na najemcę, co jednocześnie daje mu większą swobodę w dostosowywaniu lokalu do swoich potrzeb, choć oczywiście w granicach ustalonych z właścicielem.

Warto zwrócić uwagę, że nawet jeśli umowa przenosi na najemcę obowiązek remontu, nie zwalnia to go automatycznie z konieczności prawidłowego rozliczenia podatkowego poniesionych wydatków. Jak już mówiliśmy, klasyfikacja jako remont czy ulepszenie nadal zależy od charakteru prac, a nie od tego, kto umownie poniósł koszty. Natomiast sama umowa ma decydujący wpływ na to, czy najemca w ogóle miał prawo ponieść takie koszty w ramach swojej działalności gospodarczej. Jeśli umowa zabraniałaby jakichkolwiek modyfikacji lub nakładów, a najemca je poniósł, to takie wydatki mogłyby zostać zakwestionowane jako koszt uzyskania przychodu, ponieważ nie miałyby związku z umownym sposobem używania lokalu. Zawsze więc trzeba działać w zgodzie z literą i duchem zawartej umowy. Co więcej, umowy często precyzują, co dzieje się z nakładami poczynionymi przez najemcę po zakończeniu najmu – czy właściciel je zwraca, czy przejmuje za darmo. To ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych, np. dla możliwości odliczenia niezamortyzowanej części inwestycji, co znów wraca do punktu wyjścia dotyczącego klasyfikacji i dokumentacji. Każda klauzula w umowie najmu dotycząca remontów i nakładów wymaga analizy zarówno prawnej, jak i podatkowej, aby uniknąć niespodzianek, kiedy przyjdzie czas na roczne zeznanie podatkowe lub kontrolę skarbówki.

Wpływ umowy użyczenia lub najmu na możliwość rozliczenia poniesionych nakładów

Umowa użyczenia lub najmu to konstytucja relacji między właścicielem lokalu a użytkownikiem. Jej zapisy mają kapitalne, wręcz fundamentalne znaczenie dla sposobu, w jaki koszty związane z lokalem będą mogły zostać ujęte w rozliczeniu podatkowym przez przedsiębiorcę, który jest najemcą lub bierze lokal w użyczenie. Nawet jeśli faktyczny zakres prac będzie ewidentnie kwalifikował się jako remont czy ulepszenie zgodnie z definicjami, bez odpowiednich zapisów w umowie, nakłady te mogą nie stanowić kosztu uzyskania przychodu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której najemca postanawia "z własnej woli" przeprowadzić gruntowną modernizację lokalu o powierzchni 200 m² za 150 000 zł, instalując np. zaawansowany system rekuperacji i klimatyzacji, który znacząco obniża koszty eksploatacji. Jeśli umowa najmu nie przewiduje możliwości dokonywania przez najemcę jakichkolwiek nakładów czy modernizacji bez zgody właściciela, a zgoda ta nie została formalnie wyrażona, organ podatkowy może zakwestionować zasadność zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Argumentacja fiskusa będzie prosta: wydatki te nie były poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów w sposób zgodny z treścią umowy, a więc nie spełniają podstawowej definicji kosztu podatkowego (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT / art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Krótko mówiąc, jeśli umowa zabrania robót, a ty je robisz, robisz je na własne ryzyko, a nie na koszt firmy w rozumieniu przepisów prawa podatkowego. Nawet gdyby inwestycja zwiększała rentowność Twojej działalności gospodarczej prowadzonej w tym lokalu, brak umocowania w umowie najmu może sprawić, że wydatki na tę, skądinąd racjonalną ekonomicznie, modernizację zostaną uznane za prywatne wydatki, a nie koszty firmy. To jak chcieć odliczyć benzynę od samochodu firmowego, którym prywatnie pojechaliśmy na wakacje, tyle że w znacznie większej skali.

Dlatego tak kluczowe jest, aby umowa najmu lub użyczenia precyzyjnie regulowała kwestię dokonywania nakładów na lokal przez najemcę/użyczającego. Zazwyczaj umowy komercyjne zawierają szczegółowe klauzule w tym zakresie. Często przewidują, że najemca może dokonywać remontów i ulepszeń, ale: 1. Wymagana jest uprzednia zgoda wynajmującego (czasem zgoda musi być na piśmie pod rygorem nieważności). 2. Zgoda może być ograniczona do konkretnego zakresu prac (np. tylko "lekkie" remonty, bez zmian konstrukcyjnych). 3. Określają, co dzieje się z poczynionymi nakładami po zakończeniu umowy. Tutaj spektrum możliwości jest szerokie: a) Właściciel przejmuje nakłady bez obowiązku zwrotu ich wartości (najczęstsze). b) Właściciel zobowiązuje się zwrócić najemcy poniesione nakłady (całość lub część, np. tylko niezamortyzowaną część inwestycji w obcym środku trwałym). W takiej sytuacji, jeśli nakłady są zwracane, najemca nie może ich zaliczać do kosztów uzyskania przychodów (albo musi skorygować wcześniejsze rozliczenie amortyzacji), gdyż de facto nie ponosi ich ekonomicznego ciężaru. c) Najemca zobowiązuje się przywrócić lokal do stanu pierwotnego przed zakończeniem najmu, demontując poczynione nakłady. To rzadkie w przypadku ulepszeń, ale możliwe w przypadku specyficznych adaptacji, które są niepotrzebne kolejnemu najemcy.

Jasne uregulowanie tych kwestii w umowie daje najemcy prawne podstawy do poniesienia wydatków. Jeśli umowa wprost przewiduje, że najemca ponosi koszty remontów czy może dokonywać ulepszeń na własny koszt i ryzyko, wówczas nie ma przeszkód, aby wydatki te, o ile oczywiście spełniają kryteria wynikające z ustaw podatkowych i są udokumentowane, zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodów. Co więcej, precyzyjne zapisy umowne są jak tarcza w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, potwierdzając celowość i związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli umowa jest mętna w tej kwestii lub całkowicie pomija temat nakładów, podatnik stawia się w znacznie gorszej pozycji. Może próbować ratować sytuację, argumentując, że np. remont był niezbędny do kontynuowania działalności i wynajmujący w sposób dorozumiany wyraził na niego zgodę (np. wiedział o pracach i nie zgłaszał sprzeciwu), ale to trudniejsza ścieżka dowodowa. Zazwyczaj takie argumenty są mniej przekonujące dla organów podatkowych niż czarno na białym spisane porozumienie stron.

Analizując zapisy umowy, należy zwrócić szczególną uwagę na wszelkie klauzule dotyczące "adaptacji", "modernizacji", "ulepszeń", "remontów", "napraw" i "poniesionych nakładów", a także na to, kto jest odpowiedzialny za ich finansowanie i co dzieje się z nimi po zakończeniu umowy. Nawet pozornie błahe sformułowanie może mieć istotne konsekwencje podatkowe. Jeśli umowa nakłada na najemcę obowiązek generalnego remontu co 5 lat, to poniesione z tego tytułu wydatki będą kosztem firmowym (albo remont, albo ulepszenie, w zależności od charakteru prac). Jeśli umowa nie wspomina o tym w ogóle, a najemca decyduje się na taki remont, aby np. podnieść atrakcyjność biura dla swoich pracowników, jego pozycja podatkowa jest już słabsza. Stąd przysłowie "umowa stoi ponad ustawą", które w tym kontekście podatkowym oznacza, że umowa tworzy ramy prawne dla możliwości ujęcia wydatku w kosztach, nawet jeśli co do zasady ustawa podatkowa przewiduje możliwość rozliczenia kosztu danego rodzaju. Dobra umowa najmu powinna być dziełem prawnika i doradcy podatkowego pracujących w tandemie, aby zapewnić bezpieczeństwo obu stron transakcji, w szczególności w kontekście potencjalnie wysokich nakładów na ulepszenie lub remont.